Doanh nghiệp cần làm gì khi mã vùng điện thoại thay đổi?

Ngày 11/2, giai đoạn 1 của kế hoạch chuyển đổi mã vùng điện thoại cố định chính thức được thực hiện với 13 tỉnh thành. Để tránh tình trạng mất liên lạc với khách hàng, đối tác, các doanh nghiệp, cửa hàng kinh doanh nên chủ động thông báo số điện thoại, số fax theo mã vùng mới.

In lại bao bì, danh thiếp, hóa đơn...

Trên bao bì các sản phẩm, thông thường doanh nghiệp, cửa hàng sẽ in cả số điện thoại cố định, số máy fax... Việc thay đổi mã vùng điện thoại cũng đồng nghĩa các công ty sẽ phải in ấn lại để phục vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, biển hiệu công ty, danh thiếp của ban lãnh đạo, nhân viên doanh nghiệp, hóa đơn, chứng từ cũng phải thay đổi lại. Tuy nhiên, các hóa đơn, chứng từ có in số điện thoại cố định sẽ bị ảnh hưởng nhiều hơn, phiền phức hơn vì nó liên quan đến thủ tục, thuế…

Đặc biệt, các doanh nghiệp vận tải taxi phải in ấn và thay toàn bộ logo, biển hiệu... dán trên thân xe theo mã vùng mới.

Thông báo tới các đối tác

Các doanh nghiệp, cửa hàng nên chủ động thông báo cho đối tác trong và ngoài nước về việc thay đổi mã vùng điện thoại cố định, số máy fax mới thông qua văn bản hoặc email, website, tin nhắn... Đặc biệt là các doanh nghiệp chuyên về xuất nhập khẩu hoặc phát triển thị trường nước ngoài, thường xuyên làm việc với đối tác ngoại bởi có thể họ sẽ không biết thông tin về những thay đổi nói trên, dễ bị mất liên lạc.

Thông tin tới các khách hàng

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức thông báo tới khách hàng như gửi văn bản, viết mail. Đối với các cửa hàng kinh doanh, với những khách hàng thân thuộc có thể nhắc lại bằng cách  gọi điện, nhắn tin. Bên cạnh đó, đơn vị kinh doanh nên đăng thông tin này rộng rãi lên trang điện tử, fanpage, trang mạng xã hội... để khách hàng dễ thấy.

Vai trò chủ động của các doanh nghiệp vì vậy rất quan trọng. Lãnh đạo một số doanh nghiệp lớn cho rằng, không nên để khách hàng tự tìm xem mã vùng mới của mình là gì, vì điều này là thiếu chuyên nghiệp, không tạo dựng được hình ảnh tốt. Trong đó, cần đặc biệt chú ý đến nhóm khách hàng, đối tác nước ngoài.

Bộ Thông tin & Truyền thông cho biết việc chuyển đổi mã vùng chỉ tác động đến các cuộc gọi liên tỉnh, từ di động và từ quốc tế vào số cố định. Theo báo cáo của các doanh nghiệp viễn thông, tổng lưu lượng của các cuộc gọi liên tỉnh từ di động và từ quốc tế vào số cố định Việt Nam chỉ chiếm khoảng 1,6% tổng lưu lượng viễn thông Việt Nam.

"Như vậy, tác động thực sự tới các cuộc gọi không nhiều. Đối tượng bị ảnh hưởng chủ yếu tập trung ở khối cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức. Ngoài ra, một số tổ chức, cá nhân chịu tác động là có thể phải làm lại các sản phẩm gắn với mã vùng như: card visit, bao bì, biển quảng cáo...", Bộ Thông tin & Truyền thông nhận định.

3 giai đoạn của Kế hoạch chuyển đổi mã vùng điện thoại cố định tại 59 trong tổng số 63 tỉnh thành sẽ hoàn tất vào tháng 8 tới. Có 4 tỉnh, thành là Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Hòa Bình, Hà Giang vẫn giữ nguyên mã vùng.

Trong mỗi giai đoạn chuyển đổi đều thực hiện đủ 4 bước gồm thông báo trên các phương tiện truyền thông, tiến hành biện pháp kỹ thuật để quay số song song trong 30 ngày, duy trì âm thông báo trong thời gian tối thiểu 30 ngày kể từ khi kết thúc việc quay số song song, kết thúc âm thông báo - các cuộc gọi chỉ thành công khi người sử dụng quay số theo mã vùng mới.